Time management is dood: leve attention management!
Attention management, of aandachtsmanagement, is een begrip dat ik nog niet zo vaak ben tegengekomen. Als je even mijn redenering volgt, is het echter veel logischer dan time management.
In mijn gesprekken met andere ondernemers komt het onderwerp vaak terug: hoe deel je je tijd het beste in, hoe zorg je dat je dingen gedaan krijgt en hoe doe je dat als je de hele dag alleen op je bureau zit en aan niemand verantwoording hoeft af te leggen behalve jezelf? Want dat werk voor klanten, dat geraakt af - mits soms een race tegen de deadline. Het zijn de lange termijn doelen die we voor onszelf stellen die oh zo makkelijk achteruit geduwd worden.
Enter attention management. Want onze tijd is dan wel beperkt, onze aandacht is nog schaarser!
In de rest van dit artikel geef ik een beknopt resumé uit het boek "How to be a Productivity Ninja" door Graham Allcott, over wat dat managen van je aandacht nu precies inhoudt.
Wat is aandachtsmanagement?
Allereerst een quote om over na te denken:
Hoe meer duidelijkheid, hoe minder stress. Hoe meer aandacht, hoe meer duidelijkheid.
We hebben er dus alle baat bij om onze gelimiteerde aandacht elke dag zo goed mogelijk in te zetten.
Allcott onderscheidt drie niveaus van aandacht:
Proactieve aandacht Compleet gefocust, alert en in the zone, klaar om alles aan te pakken wat er op je af komt.
Actieve aandacht Je bent nog steeds nuttig bezig, maar wel makkelijker af te leiden.
Inactieve aandacht Je bent fysiek nog wel aanwezig, maar je bent zoned out.
Het mag duidelijk zijn dat de eerste soort een goudklomp is die gekoesterd moet worden, en liever niet verkwist wordt aan iets banaals als emails beantwoorden. De sleutel tot goed aandachtsmanagement is dan ook de juiste taken te matchen met het niveau van aandacht waarin je je bevindt.
Hoe pak je dat nu precies aan?
1. Breng je aandachtsniveaus in kaart
Probeer voor jezelf eens op te lijsten: hoe evolueert jouw aandacht in de loop van de dag? Want in tegenstelling tot wat je doorgaans leest, is het voor sommige mensen beter om niet met de belangrijkste taken te beginnen 's ochtends vroeg. Ik ben bijvoorbeeld zelf geen ochtendmens, en Graham ook niet. Graham zijn ochtend ziet er dan ook zo uit: 8 - 9u: actieve aandacht 9 - 11u: proactieve aandacht 11 - 12u: actieve aandacht Zoals ook Cal Newport reeds schreef in Deep Work, wees niet verbaasd als de proactieve uren beperkt blijken te zijn tot 2 à 3 uur per dag. Getrainde kenniswerkers die zich echt hebben toegelegd op het single tasken geraken soms tot 4 uur per dag, maar dat lijkt de limiet te zijn.
2. Match je taken met je aandachtsniveau van dat moment
Het is intussen wel duidelijk dat proactieve aandacht iets is om te koesteren. Het is daarom zeker de moeite waard om deze te bewaren voor taken die je moeilijk vindt.
Zaken die je intens maar gemakkelijk vindt, kunnen met actieve aandacht voltooid worden.
De zeer gemakkelijke en saaie dingen zijn ideaal voor inactieve aandachtsmomenten.
Vergeet daarbij vooral niet dat er ook denkwerk moet gebeuren, en beslissingen moeten worden genomen. Vaak zijn dit typisch zaken die al heel wat proactieve aandacht vereisen! Graham lijst dan ook een aantal voorbeelden op van elke categorie, die veel verduidelijken: Proactieve Aandacht
Belangrijke beslissingen
Kritieke telefoons of e-mails
Creatief nadenken
Actieve aandacht
Dagdagelijkse beslissingen
Het werk voor die dag inplannen/overlopen
De meeste e-mails verwerken/beantwoorden
Inactieve Aandacht
Archiveren / Printen
Kantoorbenodigdheden bestellen
Koffie zetten!
Dus ga eens aan de slag met je aandachtsniveaus!
Wat kan je het beste doen tijdens die fantastische in the zone-momenten? En wat laat je beter voor die momenten die je anders misschien verdoet op sociale media?
Wanneer je nu je top 3 taken van de dag uitschrijft, zorg dat je jouw momenten van proactieve aandacht herkent, en voer ze tijdens die momenten uit. Veel succes!