Hoe surf je mee op jouw proactieve aandachtsgolven?

Zoals ik in mijn vorige post reeds schreef, is het normaal dat onze aandacht niet de hele dag door op hetzelfde niveau zit. De stukken op de dag waarin je écht in je proactieve aandacht zit, zijn goud waard. Want focus en onverstoorde aandacht zijn de goudklompen van ons brein. Bewaak ze dan ook zorgvuldig.

Bij vele mensen vallen de proactieve uurtjes in de voormiddag, maar dat is zeker niet voor iedereen zo. Ik heb meestal wel zo'n moment in de voormiddag, maar ook één laat op de werkdag, tussen 17u en 19u. Niet zo evident als je eigenlijk ook voor het avondeten moet zorgen. Dus, hoe doe je dat nu, jouw dag optimaal gebruiken volgens het aandachtsniveau waarin je je bevindt?

Hoe plan je jouw dag volgens aandachtsniveaus?

Een eerste aanpak kan zijn om in jouw persoonlijke planner of takenlijst onderverdelingen te maken volgens vereist aandachtsniveau.

Voor Studio Structuurtaken doe ik dat. Content schrijven of werken aan mijn aanbod bijvoorbeeld, vraagt mijn proactieve aandacht. Bellen naar de bank of mijn boekhouder, is goed voor momenten van inactieve aandacht. E-mails beantwoorden zit dan weer tussen beide, en zet ik op het lijstje van actieve aandacht.

Op die manier kan jij voelen op elk moment van de dag in welke aandachtcategorie jij zit, en kan je gaan meesurfen op die golven: je kijkt simpelweg naar de takencategorie die ermee gepaard gaat.

Een andere aanpak kan via agendablokken zijn. Blokkeer een meeting met jezelf tijdens twee uurtjes per dag dat je écht in the zone zit. Op die manier weet je dat je grote projecten, complex denkwerk en andere veeleisende taken effectief kan uitvoeren. De rest van de dag is dan voor meer uitvoerend werk en vergaderingen.

Vallen jouw proactieve uren op een ongelukkig tijdstip? Bijvoorbeeld, op het moment dat je normaal al in de zetel zit, of moet koken, of tijdens een dagelijkse/wekelijkse meeting? I get it. Ik heb heel lang in een omgeving gewerkt waar mijn agenda veelal bepaald werd door vergaderingen en noodgevallen.

Hoe bewaak je jouw momenten van proactieve aandacht?

De truc is om de verwachtingen van anderen te managen. Vaak aanvaarden mensen namelijk duidelijke communicatie over jouw manier van werken zonder problemen. En de anderen? Wel, die zijn op zijn minst wel geïnformeerd 😉

Een aantal voorbeelden om dit te verduidelijken

• Wanneer anderen jouw agenda kunnen zien, en meetings kunnen inplannen, zou ik zeker aanraden om jouw proactieve momenten te blokkeren met een terugkerende afspraak.

• De dagelijkse meeting is nu éénmaal de dagelijkse meeting, en daar kan jij waarschijnlijk weinig aan veranderen. Waar je wel invloed op hebt, is wat er na de meeting gebeurt. Mensen blijven vaak plakken voor een babbeltje of om jou wat vragen te stellen. Het beste is om direct duidelijkheid te brengen. "Kan het wachten? Kom deze namiddag eens langs, we hebben het er dan zeker over. Maar nu heb ik dringend werk dat op mij ligt te wachten, en moet ik echt verder doen."Office talk is gezellig én noodzakelijk, en vragen kunnen soms écht dringend zijn. Laat het gewoon niet systematisch jouw goudklompjes inpalmen.

• Met e-mails kan je net hetzelfde doen. Een vermelding in jouw handtekening en/of een automatisch antwoord dat e-mails slechts 1 keer per dag, of 3 keer per week worden behandeld, kan wonderen doen. Het bevrijdt jou namelijk van de stress om bepaalde verwachtingen in te lossen.

• Ook telefoons kan je screenen, en tijdens jouw twee magische uren niet opnemen. Schrik dat je belangrijke zaken zal missen? Neem om het uur een pauze om even te checken of je iemand moet terugbellen.

Maar ook jezelf kan je ontslaan uit zelfopgelegde patronen.

• Kan je meer vrijheid inbouwen in jouw werkdag? Bijvoorbeeld, tijdens de namiddagdip het eten al voorbereiden, zodat je kan doorwerken tot etenstijd omdat je het dan enkel nog moet opwarmen?

• Kan je als ondernemer of intrapreneur zelfs weg van het nine-to-five-patroon of de 40-urenweek? Soms kan je met minder tijd achter je bureau 'omdat het hoort', zelfs méér gedaan krijgen. Tijd maken voor inspiratie en ontspanning, is namelijk ook 'werken'.

En als laatste helpt het ook altijd om te onthouden: wat anderen zeggen en doen is een reflectie van hun eigen overtuigingen, niet zozeer van jouw acties. Krijg je een negatieve reactie omdat jij jouw grenzen afbakent, weet dan dat de mensen die hierdoor het meest getriggerd zijn, vaak het liefst van al hetzelfde willen doen maar niet durven. Dus je kan altijd een open conversatie aangaan over hoe en waarom jij dit zo doet. Wees een inspiratie voor anderen om het ook eens te proberen.

Veel succes alvast, en laat mij zeker weten via een mailtje of comment welke van deze tips jij al hebt toegepast!